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Webs con áreas privadas

Es común encontrarse con webs que presentan contenidos a los que se accede mediante clave. Dichos contenidos suelen denominarse de forma genérica como “área privada”, y están reservados a aquellos usuarios que poseen las claves de acceso.

Las áreas privadas son muy diversas. Para empezar, hay webs con secciones privadas que simplemente ofrecen más datos que los existentes en la zona pública. Por ejemplo, aquellas webs que sólo muestran determinados vídeos, o que permiten la descarga de algún tipo de fichero, o que dan acceso a contenidos completos, únicamente a usuarios registrados que han introducido ya sus claves (lo que se conoce en el argot como “loguearse”).

Pero también hay áreas privadas complejas, que permiten realizar transacciones online, comprar productos o contratar servicios y consultar documentos, más allá de lo que pueda ser una típica tienda online, o una zona de descarga y/o visualización de contenidos adicionales.

El registro puede ser gratuito, con lo que el objetivo del site es recabar datos de los usuarios, o de pago. Aunque hay casos en los que no es así, es común que el registro se haga online. Una vez dados los datos a través de un formulario, y de haber efectuado el pago, en su caso, se suele recibir un correo electrónico con las claves (usuario y password) que dan acceso a los contenidos restringidos.

Contenidos de acceso mediante clave 

Hay casos en los que los contenidos restringidos se muestran una vez que el usuario ha introducido sus claves, como parte del resto de contenidos. Es decir, no existe una separación explícita entre contenidos públicos y privados. En este caso, no estamos hablando de un área privada propiamente dicha. Un ejemplo claro son los videos “subidos de tono” que se publican en Youtube. Para verlos, en necesario estar logeado... Una vez lo estás, los videos se muestran como cualesquiera otros.

Descarga de archivos

En otras ocasiones, los usuarios encuentran toda una sección que se halla restringida. Una vez en ella, tanto el diseño como la navegación son iguales al resto de la web. Hablamos aquí de una sección privada. Es el típico caso de las secciones que permiten la descarga de archivos a quien esté logueado (quizá la forma más común de área privada). Ejemplos de esto son la web de un mayorista que ofrece a sus distribuidores las tarifas actualizadas, o aquellas webs que permiten descargar tonos, salvapantallas, fondos de escritorio, freeware o shareware, etc. a cualquier usuario que se registre.

Areas "operativas"

Un último escalón lo representan aquellas áreas en las que, una vez introducidas las claves, el usuario accede a un entorno completamente distinto al entorno público. Esto suele ocurrir cuando el área privada es “operativa”, es decir, permite transacciones, contratar servicios, consultar documentos o reportar incidencias, como adelantábamos más arriba.

En este nivel, tanto la arquitectura, como el diseño y la navegación del área privada son distintos a los de la zona pública, porque los objetivos de una y otra son completamente diferentes. En el área privada no prima en absoluto el objetivo de sorprender o captar la atención, puesto que nos estamos dirigiendo a personas que por lo general ya son clientes, y que han accedido a la página con una clara finalidad: hacer uso de ella.

En este caso, como en el del ejemplo de los distribuidores de un mayorista, el registro no suele ser online. Al estar reservado a clientes, o a usuarios relacionados con la empresa que gestiona el site, las claves son facilitadas a los interesados, ya sea por teléfono (previa identificación del usuario), por correo postal o por correo web.  La elección del sistema de distribución de claves depende exclusivamente del tipo de información que se gestionará a través del área privada, y del grado de protección requerido por dicha información.

Servidor seguro

Según el tipo de información que se gestione, además, será necesario o no que el área privada opere sobre un servidor seguro. Las áreas del último nivel, por ejemplo, deberían estar todas sobre servidores https.

Ahora bien, sin importar el tipo de área privada, hay que estudiar qué datos se solicitan a los usuarios para los registros online. Da lo mismo que un usuario se registre para descargarse un salvapantallas, o que lo haga para solicitar productos y consultar facturas pendientes. Si se pide más que el correo electrónico y el nombre (e incluso en ese caso), el formulario debería operar sobre https.

Llegados a este punto, conviene detenerse y hacer un pequeño resumen, a modo de listado:

1. Hay áreas privadas, muy diversas

  • En algunas, los contenidos se muestran dentro del site sin una separación expresa, en cuyo caso no hablamos de un área privada propiamente dicha.
  • En otras, la información restringida está agrupada en una sección determinada de la web.
  • Finalmente hay áreas privadas que conforman un entorno completamente distinto al de la web pública.

2. La forma de registrarse y obtener las claves es variable

  • Puede habilitarse un registro online a través de un formulario online. Una vez rellenado y enviado, el usuario recibe sus claves de acceso por correo electrónico.
  • Los responsables del mantenimiento del área privada seleccionan a un grupo de destinatarios (clientes, distribuidores, proveedores, asociados...) y les facilitan las claves, ya sea por correo electrónico, por correo normal, o por teléfono. La elección del sistema depende de la naturaleza de la información que se muestre en el área privada.

3. El registro puede ser gratuito o de pago

En el primer caso la finalidad es recabar datos de los usuarios. Para ello, se suelen ofrecer contenidos de interés común a aquellos que obtengan las claves.

4. Descarga de archivos

La forma más común de área privada, aquella en la que normalmente se piensa cuando se menciona el término, es la sección de acceso restringido que permite la descarga de archivos a los usuarios logueados. Aquí, sin embargo, se puede hacer una diferenciación:

  • Las áreas con contenidos de interés general, a las que se suele acceder tras un registro online (de pago o gratuito).
  • Las áreas con contenidos de interés para determinados usuarios (clientes, distribuidores, proveedores, asociados), cuyas claves son remitidas por los responsables del site, de manera generalmente gratuita.

5. Operar sobre https

Hay áreas privadas que, por la naturaleza de la información que gestionan deberán operar en servidor seguro.

6. Todo depende de la información y los objetivos

La elección de un tipo u otro de área privada depende de la información a gestionar, y de los objetivos que se pretendan alcanzar.

F.M.G. Consultor y director de proyectos


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